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德克萨斯州许可与监管部

介绍

德克萨斯州许可和监管局(TDLR)是一家成长中的州立机构,需要管理的江苏快三量越来越多。以前,大多数TDLR江苏快三都存放在纽约州的主要存储和档案馆之一。 2012年,当应收帐款确认存储代理商的江苏快三和文件的成本已经飙升至无法忍受的水平时,工作人员受命寻找替代解决方案。

目前,TDLR的知识官Alaric Robertson(但在发现问题后是一名管理分析师)与他的流程改进团队合作,应对该机构面临的挑战。那时,Alaric刚刚开始使用6sigma.us进行培训,以获得他的6 Sigma黑带认证。在培训初期,Alaric将“保存江苏快三的高存储成本”确定为主要的6 Sigma项目。解决方案的旅程始于2012年。

“我们从来没有一个正式的江苏快三管理程序,而这个项目是我们创建一个正式程序的催化剂。”— Alaric Robertson

减少保存的江苏快三量和降低成本的挑战将是巨大的。得克萨斯州立法机构将其他州机构从其他州机构转移到TDLR的许多程序使情况更加复杂,这些行为使TDLR必须保留的江苏快三成倍增加。继承这些江苏快三意味着对它们进行分类和组织,以识别需要销毁的江苏快三。

“我们发现许多机构都没有清除已经可以销毁多年的江苏快三。” -Alaric Robertson

随着项目的发展,很明显需要提高江苏快三管理流程的效率。 Alaric的过程改进团队之一是获得认证的六西格玛主黑带,他们经常参考六西格玛方法论及其成功率。由于税款美元stake可危,因此推动动力使其正确。在获得机构批准以接受“六西格码”认证培训后,Alaric启动了该项目。

行动

开始研究存储选项。 2006年,存储空间的平均成本为每年6900美元,这笔费用不包括成像费用。到2012年,相同的空间量为$ 35K,随着要存储的江苏快三数量的增加以及成本的加速增长。

费用增加的部分原因是交付费,每次检索和交付特定江苏快三或文件时,费率为21美元。从存储的数千个盒子中,每周都会提取江苏快三以进行检查。 TDLR在其整个设施的地板上还存储着其他区域的江苏快三盒,例如公共存储单元,设施地下室,高级办公套件和大型木制文件柜。 

每年用于存储江苏快三的费用超过41,960美元,其中不包括取货和交付费用,以及该州主要存储和档案设施,公共存储单元和其他高级办公空间的其他费用。要存储的江苏快三和文档的盒子总数为6153,每个盒子的估计价值为90美元。 

以下是一些探讨的选项:

  • 缩微胶卷:每年$ 391,157,无月租费用;
  • 成像:每年559,923美元,加上电子存储和服务器成本;
  • 存储供应商B(私有):$ 73,920加上每月费用;
  • 存储供应商A(州)其他校园:$ 42,000加上每月费用;和
  • 公共存储(私有):21,600美元,另加每月费用  

在该州的主要存储和归档设施中维护江苏快三意味着必须改变空间的使用方式,并且必须对符合销毁条件的江苏快三进行某些处理。 

最初,该项目的名称称为 江苏快三保留过程,但改为 江苏快三管理项目。进行所需更改的步骤包括:

  • 创建一个高级流程图
  • 列出输入内容:盒子,标签,使用的车辆,保留时间表,库存报告系统,存储设施和人员的成本 
  • 识别输出:时间表,清单清单的准确性,减少的文件,存储空间和成本

然后确定了可以控制的内容: 

  • 保留期
  • 如何以及在哪里存储江苏快三
  • 从事此工作的人员数量

然后采取了各种步骤来确保准确性:

  • 进入档案馆委员会
  • 拉了数百个样品盒
  • 手动计算每个盒子中的纸张
  • 按纸张尺寸,超大尺寸,标准尺寸或法定尺寸分开计数
  • 使用的Minitab软件
  • 输入日期
  • 计画蓝图

结果

在TDLR现任执行董事Brian Francis(当时是副执行董事)的倡导下,该项目拥有一支由来自各个部门的大约18人组成的团队,包括金融服务,法律和IT部门以及流程改进团队现在已经发展成创新和计划管理办公室。该团队负责多项改进:

  • 对保留时间表的系统审查
  • 重新评估原始文件,以确定是否可以修改(缩短)
  • 保留的年数减少 
  • 指派专人管理这些江苏快三
  • 获取一个自动过程,该过程将删除不需要的和过期的江苏快三
  • 建立用于提交文件的系统,以便可以轻松搜索它们

得克萨斯州许可与监管局使用六西格码(Six Sigma)来实现其目标,从而削减了存储江苏快三和文档的成本。 

在项目开始之前,估计的原始目标是:

  • 成本降低了$ 21K
  • 存储空间从4000平方英尺减少到2000平方英尺,减少了50%。
  • 在处置日期之后存储和保存的江苏快三数减少到零

数字不会说谎!开始这项工作时,存储6153箱的成本为每月3496美元,或每年约41960美元。到2017年,这个数字暴跌至1018美元/月,或接近12220美元/年。因此,总的前期节省约为90K! 

截至2018年2月,盒子的数量从6153下降到不足300。 

该项目的结果是,不仅管理江苏快三的成本,所用空间的数量以及江苏快三的过期日期大大减少,而且还雇用了两名专职江苏快三管理人员(RMO),成立了非常成功的江苏快三管理部门,并将其安置在总法律顾问办公室内。 Alaric Robertson是其中的RMO之一。另一个RMO Sheila Anderson是江苏快三管理各个方面的专家,并且在管理领域活跃了数十年。 Alaric和Sheila能够将他们的背景,技能和专长领域结合在一起,从而在很短的时间内创建了一个强大的可持续江苏快三管理计划。为了实现这一转变,Alaric利用了他的统计和分析背景,六西格玛技能以及该机构的机构知识,而Sheila则利用了她40多年的江苏快三管理人员和管理员经验,合同管理认证以及许多江苏快三认证。管理。在TDLR创建了一个非常成功的江苏快三管理程序之后,这个充满活力的二人组继续在活动中发表演讲,并培训其他机构制定其江苏快三管理程序。

即使Alaric不再担任RMO的角色,江苏快三管理程序仍可以节省成本,减少碳足迹并提高整个江苏快三过程的管理效率。通过Sheila的努力,过程自动化已经开始,许多需要保留的物理江苏快三已被电子化,并且许多符合销毁条件或不必要的电子江苏快三也被删除。这些步骤减少了需要物理存储的江苏快三数量,从而减小了所需房间的大小并降低了维护它们的成本。它们还构成了定义文档如何归档和消除的策略的基础。  

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